Googleカレンダーでタスク管理 〜リンクとの組み合わせで快適な仕事環境〜

　今回は仕事や普段のスケジュール管理で利用しているGoogleカレンダーの便利な利用方法について紹介します。

　Googleカレンダーはただのスケジュール管理ツールではありません。Googleが得意としているリンクの機能を活用することで、Notionなどの他の便利なタスク管理アプリケーションのように使うことも可能です。

授業管理にも役立つGoogleカレンダー

　私は普段の授業のスケジュールをGoogleカレンダーを活用して生徒と共有しています。これによって授業準備や学習内容が生徒からも分かるようになり、授業を欠席したとしてもカレンダーから簡単に授業内容にアクセスできるようにしています。 

　授業内容に関するものはGoogleサイト用に用意しているGoogleスライドで作成した授業資料とリンクしているので、学習内容の予習や復習などにも役立てやすい状態にしています。最近は学校に来られない生徒も多くいるので、家庭からでも簡単に学習内容にアクセスできる環境を作っておくと有効性が高いと考えています。

　このような学習支援や、教員同士の連絡の効率化の観点から私自身はGoogleカレンダーを活用し始めていたのですが、この便利なリンクの機能は個人的な業務の管理においても絶大な力を発揮してくれます。カレンダーとリンクの組み合わせは鬼に金棒です。

仕事リストの予定を作成

　カレンダーに仕事リストの予定を作成し、普段の仕事に関するものをこの予定にToDoリストのように組み込んでおくと、仕事の管理が非常にしやすくなります。予定は繰り返しができるため、1年中この仕事リストをスケジューリングしておき、内容に変更を加える度に、それ以降の予定にその変更を反映させて使うようにしています。

　Googleの強みは作成したファイルには全てアドレスがついていることです。つまり、これらは全てリンクさせることができるということ。普段からよく使うファイルは全てリンクでつなげてしまえば、仕事リストの予定からすぐに飛ぶことができます。

　スケジュールには予定の他にもタスクを設定することもできますが、タスクにはリンクを埋めることができないので、チェック機能としては使えるのですが、仕事をスムーズに行いたいのであれば、予定にリンクを埋めることの方が利便性が高いと言えます。

リンクの活用はショートカットと同じ

　普段からショートカットをPCやスマートフォンで使われている人も多いと思いますが、Googleカレンダーでリンクを活用することはショートカットの活用と同じような考え方になります。しかし、ショートカットとの大きな違いは、Googleカレンダー上でリンクによるショートカットを作ることで、学校で使っているPC以外でもすぐにアクセスができることにあります。

　例えば、スマートフォンにGoogleカレンダーをインストールしておけば、手元にPCがなくてもすぐにアクセスして確認したり、内容を編集したりすることが可能になります。ふとした瞬間にアイディアが湧いて、後でそれを行おうとしても、すぐに忘れてしまうことはザラにあると思いますが、カレンダーからすぐにファイルにアクセスしてアイディアを留めることが可能になります。

　私は普段、学級通信（毎週）、部活動通信（毎月）、GIGAスクール通信（毎週）といった文書を定期的に出しています。これだけたくさんのものを出すためには、ふとした瞬間に書きたい内容をメモしておかなければ書くネタが作れません。ネタ用のメモ帳などを使うのも良いですが、効率を考えると、メモした内容をそのままコピー＆ペーストして文章化することもでき、メモの管理も楽なリンクを活用したGoogleカレンダーが大変便利であると感じています。

予定の管理が楽に習慣化

　私はなるべく早く仕事を終わらして、自分のやりたい仕事の時間を確保するようにしていますが、決して予定の管理が得意なわけではなく、むしろ自他共に認めるADHD傾向のある人間なので、衝動のままに行動して予定をすっかり忘れてしまうことも多々ありました。教師用手帳にはちゃんとメモしているのに、そんなこと綺麗に忘れて目の前の仕事に夢中になってしまう厄介な性質を持っています。しかし、そんな私でも、Googleカレンダーでスケジューリングさえしていれば、時間が来たら通知で教えてくれますし、普段からGoogleカレンダーで授業を切り替えたり、業務連絡に利用したりしているため、予定を把握しやすくなりました。

　仕事が基本的にGoogleカレンダーを中心に展開するため、普段から予定を確認することが必然になります。これまではカレンダーには予定を入れているのに、それを見る習慣がないために予定が機能しなかったり、「今年こそは手帳を使いこなす」と意気込んで、高価な手帳を購入しても全く続かなかったりということを繰り返してきましたが、Googleカレンダーがそんな自分を卒業させてくれました。Googleカレンダーは仕事の切り替えが予定やリンクの切り替えだけで可能なので楽ですし、やりたい仕事に関するファイルをPC内で探す必要もなくなり、ストレスフリーな状態で仕事ができます。

　これまで仕事の管理が苦手だった人ほど、Googleカレンダーによる恩恵を受けられると思いますので、まだ使ったことがないという方は是非活用を検討してみてください。

　最後まで読んでくださってありがとうございました。今回はGoogleカレンダーでタスク管理ということで、仕事に関するファイルを予定にリンクで埋め込んで、いつでもどこでもやりたい仕事にアクセスできる方法を紹介しました。時間の無駄を省き、仕事のストレスを軽減することにも役立つことなので、今回の内容が読まれた方にとって参考になるものになれば嬉しいです。これからも、Googleカレンダーで便利な活用法を実践を通して発見していきたいと思います。

　それではまた！